Outsourcing účetnictví jako ochrana před zpronevěrou aneb o vážné věci nevážně
Zpronevěra. Slovo tak běžné, že ho už takřka ani nevnímáme. Čas od času se však z médií doslechneme o případu, který nás něčím překvapí. U nás to teď byla kauza, kdy nejmenovaná obviněná žena byla svými kolegy hodnocena jako velmi pracovitá. Ano, to byla. Spoustu práce ji totiž stálo zpronevěřit stovky milionů. V EKP Advisory víme, že například mzdové a finanční účetnictví může být v tomto ohledu opravdu slabým článkem. My vám v našem příspěvku ukážeme, jak tento článek posílit.
Co to vlastně ta zpronevěra je? Zjednodušeně řečeno jde o trestný čin, kdy si pachatel přisvojí cizí věc, která mu však předtím byla svěřena přímo majitelem! Všimněme si tedy hlavního rozdílu oproti klasické krádeži. Při ní totiž vlastník „svoji věc“ rozhodně nikomu nesvěřil do péče, a přesto se o ni někdo rozhodl „postarat“. Ale pojďme dále. Aby šlo o zpronevěru, tak škoda musí být nikoliv nepatrná (formulace dle zákoníku), což je nejméně 10 000 Kč.A je jedno, jestli pachatel přímo „odkloní“ peněžní prostředky nebo prodá firemní notebook. Výsledek je stejný a při odhalení trestného činu hrozí pachateli až dva roky odnětí svobody. Každopádně tento druh krádeže není jednoduché odhalit a my se v textu blíže podíváme na to, jak se jí můžeme ubránit.
Kontrola, kontrola, kontrola
Víme, že každá firma má nějaké své procesy, na které je zvyklá. Ale tak jako všechny ráno na pracovišti pozdravíte a jdete si uvařit kávu, tak nezapomínejte ani průběžně kontrolovat účetnictví. A i když se bude ve společnosti o finance starat někdo jiný, ponechejte si právo na přehled o účetních datech. Ideální je, když má rozhodovací pravomoc o finančních tocích více lidí. Tito lidé by také měli chtít firmu posouvat dále, a to nejen ideově.
Trestnému činu zpronevěry lze často zabránit i outsourcingem mzdového a finančního účetnictví, neboli ho delegovat do rukou odborné společnosti, kterou již před vámi prověřily desítky (a více) lidí. Je důležité si své spolupracovníky dobře vybírat, a pokud mají přístup k vašim penězům či materiálu, pak jsou reference skutečně na místě. Odkrýt zpronevěru tedy vůbec není jednoduché, ale interní controlling je jednou z cest, jak se s ní ani nikdy nesetkat.
Outsourcing je efektivní z mnoha důvodů
Většinu firem může odradit hodinová taxa, kterou je outsourcovaný způsob vedení účetnictví hodnocený. U tohoto způsobu spolupráce se ale často zapomíná na to, že firma klientovi účtuje skutečně jen čas trávený nad jeho agendou. A to za něj pohlídá software. Není se tedy potřeba předem děsit a mzdu násobit 8 hodinami denně. Navíc z toho nejsou hrazeny dovolené a nemoci, to je také potřeba vzít v potaz.
Největší přidanou hodnotou outsourcingu je však nezaujatý a objektivní pohled na firmu jako takovou, přičemž pravomoci k finančním operacím jsou zde naprosto nemyslitelné. Skutečně dobrá firma se také zajímá o pravidelné školení svých zaměstnanců, kteří tak díky tomu klientovi poskytují profesionální služby a aktuální informace. A co si budeme říkat, o to jde především!
Všímejte si lidí, ale nepodléhejte paranoii
Finance si pravidelně kontrolujte a nezapomeňte se zajímat i o lidi kolem vás. Za zpronevěrou totiž často stojí hazard, drogy či těžká nemoc pachatele nebo blízké osoby a nápadná změna v chování člověka může mnohé odhalit. Ne vždy za tím ale stojí nelehký osud. Ona pracovitá paní, jež nás inspirovala k sepsání tohoto článku, byla moc milá, přesto měla nutkání přivlastnit si majetek, který jí sice byl svěřený, ale neříkal jí pane. S trochou nadsázky - jestliže váš kolega/kolegyně z účetního oddělení začne častěji jezdit na exotické dovolené, kupovat si drahé šperky, luxusní auto pro něj najednou není problém a kabelky nedozírné ceny jsou nerozlučným přítelem, tak zbystřete. Nicméně jestliže to tak u vás ve firmě máte všichni a je to standardní (v dobrém slova smyslu), pak vám skutečně gratulujeme a ze srdce vám to přejeme.
Pokud vás téma outsourcingu finančního a mzdového účetnictví či daňového poradenství obecně více zajímá, sledujte nás na Facebooku, LinkedInu a na našem blogu.